Главная - Информация - Перечень документов, которые должны быть в организации по персональным данным

Перечень документов, которые должны быть в организации по персональным данным


перечень документов, которые должны быть в организации по персональным данным

ИНН (письмо МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169).

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Подробнее об этом: http://www.1kadry.ru/#/document/130/51511/

Из частных разъяснений Роскомнадзора следует, что политика обработки персональных данных не является обязательным документом каждого работодателя, поскольку оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством о персональных данных. К таким мерам, в частности, могут относиться: издание оператором документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных (См.


Суд может запретить заниматься профессиональной деятельностью или наложить арест на два года.

Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность сотрудников, которые получили доступ к конфиденциальным сведениям. Провинившегося можно уволить по решению работодателя.

Если пострадавшему причинен моральный вред, он вправе его взыскать в порядке, который предусматривает ГК РФ.

Инструкция для работников

В повседневной жизни фирмы сотрудники работают со средствами автоматизации и программным обеспечением на персональных компьютерах. Поэтому помимо положения может быть разработана инструкция, определяющая порядок использования информационных систем.

Перечень документов

Инструкция о порядке проведения разбирательств по фактам нарушений Инструкция определяет порядок проведения разбирательств по фактам несоблюдения условий хранения носителей персональных данных, использования средств защиты информации, которые могут привести к нарушению конфиденциальности персональных данных или другим нарушениям, приводящим к снижению уровня защищенности персональных данных 23. Описание технологического процесса обработки персональных данных Описывает порядок обработки персональных данных в организации. 24. Журнал антивирусных проверок Журнал заполняется администратором безопасности по результатам каждой антивирусной проверки серверов и рабочих мест информационной системы.
25. Журнал учета логинов Журнал заполняется администратором безопасности.

Которые должны быть в организации по персональным данным

Закона, оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Оператор, осуществляющий сбор персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, обязан опубликовать в соответствующей информационно-телекоммуникационной сети документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей информационно-телекоммуникационной сети.Заместитель руководителя О. А.
Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

К таким мерам могут, в частности, относиться издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений.

Согласно ч. 2 ст.

Которые должны быть в организации по персональным данным в школе

Инструкция по обработке персональных данных без использования средств автоматизации В инструкции приведены особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, а также меры по обеспечению их безопасности. 13. Приказ о создании комиссии для определения уровня защищенности Данным приказом назначается комиссия для определения уровня защищенности информационных систем персональных данных организации. Подробнее об определении уровня защищенности информационных систем персональных данных Вы можете прочитать тут.
14.

Вниманиеattention
Акт определения уровня защищенности ИСПДН «Сотрудники» Составляется комиссией. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя из числа штатных сотрудников. Подробнее об определении уровня защищенности информационных систем персональных данных Вы можете прочитать тут.

15.
Кроме того, в этом локальном акте можно указать права и обязанности работников в области персональных данных.

Что касается процедур, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений, то названные процедуры могут быть прописаны либо в отдельном положении, либо в общем локальном нормативном акте об обработке персональных данных.

Содержание перечисленных документов и локальных нормативных актов не должно противоречить действующему законодательству в области прав субъектов персональных данных.

В частности, недопустимо проводить обработку специальных или биометрических персональных данных без согласия их субъекта, если такая возможность не предусмотрена законом. Запрещено устанавливать дисциплинарные взыскания за нарушения в области персональных данных, не предусмотренные законодательством, и т.

Которые должны быть в организации по персональным данным работника

При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Перечень документов которые должны быть в организации по персональным данным

 наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

 цель обработки персональных данных;

 перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

 наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

 перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

 срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

 подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г.

Если сбор данных на сайте организован неправильно, сотрудники Роскомнадзора легко это обнаружат.

Так, если работодатель не опубликовал на сайте или по-другому не обеспечил неограниченный доступ:

 к документу, который определяет политику оператора в отношении обработки персональных данных, или

 к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных

Предупреждение или штраф:

 гражданам – от 700 руб. до 1,5 тыс. руб.;

 должностному лицу – от 3 тыс. до 6 тыс. руб.;

 предпринимателю – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;

 организации – от 15 тыс. до 30 тыс.

Обычно ответственными сотрудниками являются:

  • начальник кадрового отдела;
  • инспекторы отдела по работе с персоналом;
  • работники бухгалтерии;
  • специалисты отдела информатизации.

Как обрабатываются данные?

Статья 6 Закона № 152-ФЗ раскрывает условия обработки персональных данных:

  • взятие у гражданина согласия;
  • согласованность с поставленными задачами и целями.

В процессе обработки информации оператор выполняет следующие действия:

  • собирает;
  • уточняет;
  • систематизирует;
  • использует;
  • удаляет;
  • хранит.

Нарушения положения и ответственность должностных лиц

Компания не должна допускать несанкционированное использование личных сведений.

Тем не менее, угроза эта касается не только крупных коммерческих организаций. Оператором персональных данных согласно российскому законодательству является любое юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и/или осуществляющие обработку персональных данных.

При этом исчерпывающего списка, что же является персональными данным, нет, но мы можем выделить самые важные из них:

ФИО;

дата рождения;

паспортные данные;

адрес места регистрации и/или проживания;

контактная информация;

номер ИНН;

номер СНИЛС;

номер банковской карты и/или лицевого счета.

Исходя из списка выше, можно понять, что в качестве оператора персональных данных может выступать любая организация, которая обрабатывает данные своих сотрудников.

Инфоinfo
Ситуация: Является ли Положение о работе с персональными данными сотрудников обязательным документом

Да, является.

Порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Это значит, что работодатель должен самостоятельно определить порядок такой обработки и закрепить его в локальном нормативном акте, в частности, Положении о работе с персональными данными сотрудников. Все сотрудники организации при приеме на работу должны быть ознакомлены с Положением под подпись (ч.


3 ст. 68 ТК РФ).

Исходя из указанного следует, что Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Из ответа «Как организовать обработку персональных данных сотрудников»

4. Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г.

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

ПО ЦЕНТРАЛЬНОМУ ФЕДЕРАЛЬНОМУ ОКРУГУ

(Управление Роскомнадзора

по Центральному федеральному округу) Старокаширское шоссе, д. 2, корп.10, ГСП-7, Москва, 117997 Справочная: (495) 587-44-85; факс (495) 249-24-16

E-mail: [email protected]

01.11.2017 № 67460-02-11/77

Ваше обращение, поступившее с официального сайта Роскомнадзора 31.10.2017 № 02-11-23407/77, рассмотрено Управлением Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Центральному федеральному округу (далее – Управление).

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст.

Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

 в ГОСТ Р 6.30-2003. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
№ 65-ст;

 в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *